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Google Apps Script (II) : Envío de emails desde hoja de cálculo

En esta segunda aplicación de las Google Apps Script veremos cómo enviar mensajes de correo electrónico desde una hoja de cálculo a diferentes personas. Esto se puede utilizar, por ejemplo, para enviar mensajes personalizados con calificaciones, comentarios, etc a los alumnos de un grupo.

1. Abrimos una hoja de cálculo en Google Docs



2. Añadimos en la primera línea los nombres de los campos que vamos a utilizar (nombre, email, nota,....) y vamos completando las líneas con los datos.



3. Ahora tenemos que instalar la secuencia de comandos. Para ello vamos al menú "Insertar" y allí clicamos en "Secuencia de Comandos"


4. En la galería de secuencia de comandos que se abre, tenemos que hacer una búsqueda por el término FormEmailer y entre los resultados elegir "FormEmailer"  , Clicamos en "Install" y en la siguiente ventana que se abre en "Authorize". Veremos que ahora la secuencia aparece como instalada y si cerramos la galería de secuencias tendremos un nuevo menú en la barra llamado "FormEmailer"








5. Clicamos en este menú y posteriormente en "install"


si nos dá un error, como que no encuentra el comando install, hay que repetir el paso 4. Si todo ha ido bien, tendremos que aceptar la siguiente ventana :




Una vez aceptamos, de nuevo hay que clicar en FormEmailer y install. Con esto se nos abrirá una segunda hoja de cálculo en el mismo libro con instrucciones, y en nuestra hoja de datos se abrá añadido una primera columna llamada FormEmailer Status.






6.  Ahora hay que configurar a nuestro gusto la secuencia. Para ello vamos de nuevo al menú FormEmailer  y clicamos en Settings :





Tendremos el siguiente cuadro :
Tenemos que cambiar algunos campos. En "Sender Name" pondremos nuestro nombre. Clicaremos en la parte de abajo "Reply_To" para añadir un nuevo campo en el que escribiremos nuestro mail, de esta forma los alumnos al responder el correo nos lo enviarán a nuestra dirección. Y el "body" lo podemos diseñar a nuestro gusto teniendo en cuenta que <br> significa salto de línea y que los campos variables hay que ponerlos entre almohadillas # (según los nombres puestos a las columnas de nuestra hoja de cálculo). Aquí tenéis un ejemplo :


 7. Una vez configurado, clicamos en "Save and Close" y al volver a la hoja de cálculo, vamos de nuevo al menú "FormEmailer" y allí elegimos "Process Manually"



En el siguiente diálogo tenemos que indicar qué línea queremos procesar. Si escribimos por ejemplo 4
Se enviará un email a Oscar Gómez con dirección oscargomez@email.com, nota 8 y su comentario correspondiente,.
Si, en cambio, escribimos un número de línea seguido de un asterisco, se procesarán todas las líneas siguientes. Por lo tanto, para procesar todos los registros a la vez tendríamos que escribir 2*

 Aceptamos y tendremos en la primera columna "Email sent" en todas las filass :


Cada alumno recibirá su nota y su comentario, de esta forma :





Comentarios

  1. Ya lo he probado para mandar las notas a cada uno de mis alumnos, con todas las decimales como ellos quieren, y de una forma privada. También he podido hacerles comentarios personales, por todo ello considero que es como bien has dicho una de las cosas que facilitarán mi trabajo. Espero sacarle todo el provecho posible.
    Muchas gracias por tu labor compañero.

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  2. Hola Juan Carlos, me gustaría si es posible ver el código de este apps script, necesito lo mismo pero que además cree un documento de texto de Google Drive y me inserte datos en un Spreadsheet. No es con ningún afán lucrativo. Me lo podrias pasar, aunque solo fuera un boceto?

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  3. Hola Jordi, el script no es mío. Lo puedes ver y copiar directamente desde Google Docs.

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  4. Felicidades por tu tarea y compartirla entre los docentes. Me resulta muy útil este método de envio de e-mails personalizado. Suelo trabajar con formularios de google drive y tu artículo/tutorial me facilitaran mucho las cosas.

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  5. Muy interesante...
    Cómo podría modificar el código para que se muestren algunos campos según el tipo de respuesta. Por ejemplo mostrar las preguntas con errores??

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  6. Hola, soy analista programador y lo voy a usar. Pero necesito saber como puedo enviar un mail si es que se cumple la condición que la nota sea > a 4.
    Muchas Gracias

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  7. Hola, gracias por el dato, me gustaría saber si aparte de esto puedo enviarle a las personas un archivo de word.

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  8. como puedo incluir más correos electronicos?

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  9. ¡Excelente herramienta! Gracias por la información.

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  10. Hola, tengo un problema, he seguido todos los pasos pero al ejecutar el proceso manual me sale un mensaje: "Se ha alcanzado la cuota máxima. Se detiene el proceso en la línea 2". No he podido pasar de ahí. Me gustaría que te pusieras en contacto conmigo. Un saludo.

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  11. Buen dia,
    quiero saber si de esta forma se puede enviar un archivo adjunto diferente a cada contacto y como puedo hacerlo. saludos

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  12. Buen dia,
    quiero saber si de esta forma se puede enviar un archivo adjunto diferente a cada contacto y como puedo hacerlo. saludos

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